Doanh nghiệp cần chuẩn bị để sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP? Loại hóa đơn mới này có thực sự đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp hay không khi hàng nghìn Doanh nghiệp đã chủ động chuyển đổi sớm. Bài viết này Dịch Vụ kế toán CAF sẽ chia sẻ về vấn đề này.
Doanh nghiệp được lợi gì khi sử dụng hóa đơn điện tử
Chuyển đổi hóa
đơn giấy sang hóa đơn điện tử doanh nghiệp khắc phục được rất nhiều những
nhược điểm của hóa đơn giấy. Khi sử dụng hóa đơn giấy doanh nghiệp
mất rất nhiều thời gian trong việc quản lý, bảo quản hóa đơn, tốn
kém chi phí về in ấn… nhưng khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử
thì doanh nghiệp có được rất nhiều những lợi ích như:
·
Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ
và bảo quản hóa đơn
·
Tối ưu thời gian làm việc cho kế toán và rút ngắn
thời gian thu hồi công nơ
·
Không còn tình trạng mất, hỏng hóa đơn. Tăng độ
tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
·
Tra cứu, quản trị toan diện tình hình sử dụng
hóa đơn mọi lúc mọi nơi
·
Tự động lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
nhanh chóng, chĩnh xác
Điều
kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
Điều kiện
để Doanh nghiệp trên địa bàn khởi tạo hóa đơn điện tử được
quy định tại Khoản 2, Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể như sau:
·
Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực
hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế
có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
·
Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng
thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử
dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử
·
Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng
tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử
theo quy định
·
Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
·
Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần
mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ
được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập
hoá đơn.
·
Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ
liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
Hệ thống
lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn
mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu
Có quy
trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ
liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ
liệu.
Doanh
nghiệp chuẩn bị gì để sử dụng hóa đơn điện tử
Chuyển
đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử sẽ theo một quy trình đơn giản. Căn cứ Điều 6
Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015, doanh nghiệp muốn chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cần
đáp ứng những điều kiện sau:
·
Có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và
sử dụng chứng từ điện tử. Đây là một điều kiện rất đơn giản để thực hiện vì hầu
như văn phòng của doanh nghiệp nào cũng có hạ tầng về công nghệ thông tin như
máy tính, mạng internet,…
·
Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn
điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp
Tiếp theo đó doanh nghiệp cần phải:
Tổ
chức khởi tạo hóa đơn điện tử: Trước khi khởi
tạo hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện
tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về
quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
Phát
hành hóa đơn điện tử: Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải Lập
thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo
Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)
Ký số vào
hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan
thuế theo đường điện tử.
Tuy nhiên,
để thuận tiện cho việc sử dụng hóa đơn điện tử thì 3 giấy tờ trên doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi cho
cơ quan thuế 1 lần.
Sau khi
nhận được thông báo chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã xác thực
của cơ quan thuế, doanh nghiệp truy cập phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục
Thuế thực hiện đăng nhập và đăng ký phát hành cho hóa đơn có mã xác thực của cơ
quan thuế. Sau khi đăng ký phát hành thành công, doanh nghiệp có thể phát hành
ngay hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế.
>>>Xem thêm tại: Hướng
dẫn lập
thông báo phát hành hóa đơn điện tử
qua mạng
Như vậy,
doanh nghiệp chỉ cần xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ
thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ
điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử của khách hàng…
là có thể triển khai phát hành hoá đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.
Dịch
vụ kiểm
toán CAF chúc
quý doanh nghiệp kinh doanh nhiều thuận lợi
DỊCH VỤ KẾ TOÁN – TƯ VẤN THUẾ – DỊCH VỤ KIỂM TOÁN BÁO CÁO
TÀI CHÍNH
ĐC: 447/23
Bình Trị Đông, Bình Trị Đông A, Bình Tân, Hồ Chí Minh
Hotline: 098 225 4812
HÃY GỌI NGAY CHO CHÚNG
TÔI: 0867
004 821 ( 24/7 ) – 0971
373 146
CHÚNG TÔI LUÔN SẴN
SÀNG ĐỂ HỖ TRỢ
Tag: Cách
ghi số tiền trên hóa đơn điện tử, Hoá đơn điện tử, Phần Mềm hoá đơn điện tử,
Cách ghi số tiền trên hóa đơn điện tử, Hoá đơn điện tử, Một số trường hợp hóa
đơn điện tử không cần ghi đầy đủ nội dung, Cách ghi số tiền trên hóa đơn điện
tử, Hoá đơn điện tử, Phần Mềm hoá đơn điện tử, Cách ghi số tiền trên hóa đơn
điện tử, Hoá đơn điện tử, Một số trường hợp hóa đơn điện tử không cần ghi đầy
đủ nội dung.
Bài viết liên quan:
Dịch
vụ kiểm
toán độc lập
tại Ninh Thuận
Dịch
vụ kiểm
toán BCTC tại Bình Thuận
Dịch
vụ kiểm
toán tại Nha Trang tỉnh
Khánh Hoà
Dịch
vụ kiểm
toán độc lập
tại Cần
Thơ
Dịch
vụ kiểm
toán độc lập
tại Đăk Nông
Dịch
vụ kiểm
toán tại Bạc
Liêu
Dịch
vụ kiểm
toán tại kiên Giang
Bảng
giá phần mềm
hoá đơn điện tử
Cyberbill
Phần
mềm hóa đơn điện
tử Meinvoice
Dịch
vụ thành lập
công ty trọn gói tại
TPHCM
Công
ty dịch vụ
kiểm toán tại
Kiên Giang
by Dịch vụ kế toán - kiểm toán CAF
CAF được thành lập bởi đội ngũ kiểm toán viên trên 10 năm kinh nghiệm cung cấp các dịch vụ kế toán, kiểm toán với tiêu chí Uy tín - chất lượng - bảo mật - Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Kế toán kiểm toán CAF luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp.
Follow him @ Twitter | Facebook | Google Plus
No Comment